Klokkenluidersmelding
In de deontologische code voor de personeelsleden zijn bepalingen met betrekking tot spreekplicht en aangifteplicht opgenomen. Het Bestuursdecreet voorziet bijkomend een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken bij lokaal bestuur Kluisbergen kan melden.
Melding
Alle inbreuken op wetgeving die op het lokaal bestuur van toepassing is, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Het gaat dan om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of de regelgeving schendt. Een melding is iets anders dan een klacht.
Klokkenluider
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Dit kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur samenwerken, zoals bijvoorbeeld vrijwilligers, aannemers, leveranciers, consultants, sollicitanten, voormalige werknemers, …
Enkel de eigen personeelsleden kunnen een melding maken bij het intern meldpunt. Voor de andere personen met een werkrelatie met het lokaal bestuur, is het extern meldpunt bevoegd.
Politieke vertegenwoordigers vallen niet onder het toepassingsgebied van de klokkenluidersregeling. Burgers kunnen gebruik maken van de klachtenregeling. Klachten hebben een handeling of de werking van een overheidsinstantie als onderwerp.
Intern meldpunt
De algemeen directeur is overeenkomstig het Bestuursdecreet het intern meldpunt. Je kan je melding schriftelijk (via e-mail of via brief), telefonisch of fysiek bezorgen.
Schriftelijke vraag via brief of e-mail
Als je je melding per brief of e-mail wil versturen, dan richt je deze aan de algemeen directeur.
Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘klokkenluidersmelding’ zichtbaar te noteren.
Algemeen directeur
Parklaan 16
9690 Kluisbergen
De brief wordt niet geopend voor postbehandeling maar wordt rechtstreeks aan de algemeen directeur bezorgd.
Je kan een melding via e-mail sturen naar het e-mailadres algemeendirecteur@kluisbergen.be met als onderwerp ‘klokkenluidersmelding’.
Telefonische melding
Je kan ook een telefonische melding maken via 055 23 16 15 (algemeen directeur).
Fysieke ontmoeting
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken. Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Extern meldpunt
Externe klokkenluiders, die geen personeelslid van het lokaal bestuur zijn, dienen zich meteen tot het externe meldpunt Audit Vlaanderen te wenden. Ook personeelsleden die van mening zijn dat de inbreuk niet doeltreffend intern kan worden behandeld of represailles vrezen, kunnen rechtstreeks terecht bij Audit Vlaanderen.
De contactgegevens van Audit Vlaanderen zijn:
Audit Vlaanderen,
Havenlaan 88 - bus 24,
1000 Brussel
02 553 45 55
Meer informatie over een melding bij Audit Vlaanderen.
Verder verloop van je melding
Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?
Ontvangstmelding
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft, een ontvangstmelding, tenzij:
• je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding;
• je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding;
• het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
Meer informatie over je melding
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
• Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.
Het Bestuursdecreet en GDPR bepalen duidelijk welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geven richtlijnen over de bewaring.
Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?
Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.
In geval van openbaarmaking moet aan een van de volgende voorwaarden voldaan zijn opdat je als melder bescherming geniet:
• Je hebt eerst intern of extern gemeld, of hebt meteen extern gemeld omdat je meende dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kon worden of dat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat het betreffende meldingskanaal de melding heeft ontvangen.
• Je meent dat een van de volgende situaties zich voordoet:
o De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemene belang.
o Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak.
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Dit kan gaan om represailles in het kader van negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties, of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.
Welke rechten heeft de betrokkene?
De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft de volgende rechten:
• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Het vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging: bijvoorbeeld: recht om gehoord te worden en recht op toegang tot hun dossier.