Organiseer een evenement

Een evenement organiseren

Of het nu een buurtfeest, een fuif of een sportevenement betreft, de organisatie ervan is geen sinecure. Elk evenement vergt heel wat voorbereiding, onderbouw en nazorg. Bovendien moet je als organisator een aantal regels en voorschriften opvolgen.

Wie moet een evenement aanvragen?

Volgens artikel 78 van het algemeen politiereglement van de gemeentes in de politiezone Vlaamse Ardennen heb je een schriftelijke toelating nodig als je:

een evenement in openlucht (incl. tenten) wil organiseren vanaf 100 personen, zowel op privaat als openbaar terrein; zowel privé als op uitnodiging; zowel gratis als tegen betaling;
een publiek toegankelijk evenement wil organiseren op een locatie die niet werd gekeurd door de brandweer (kerk, schuur, loods …);
openbaar domein wil innemen;
een gelegenheidstap wilt plaatsen, waarbij sterke dranken worden geschonken;
een muziekactiviteit wil organiseren, met een afwijking op de geluidsnorm >85db;
een activiteit (manifestatie, betoging, optocht, carnavalstoet, wandeltocht, plechtigheid …) met of zonder politiebegeleiding op de openbare weg wil organiseren;
een wielerwedstrijd wil organiseren.

Onderaan deze pagina kan u alvast enkele nuttige documenten vinden die je kan gebruiken bij de organisatie van je evenement.

Doe je aanvraag hier digitaal!

Wanneer moet je jouw evenement aanvragen?

Je moet de aanvraag minstens twee maanden (of 8 weken) vóór de activiteit indienen. Let op: voor wielerwedstrijden is dit 14 weken volgens het huidige Koninklijk Besluit. Deze termijnen zijn nodig om het volledige stappenplan van de aanvraag te kunnen doorlopen. Aanvragen die laattijdig worden ingediend, proberen wij uitzonderlijk ook te verwerken, maar we kunnen niet garanderen dat de vergunning op tijd zal afgeleverd worden.

Een evenement aanvragen

De organisator heeft de keuze om in te loggen op het digitaal evenementenplatform Eaglebe of rechtstreeks naar Eaglebe te gaan zonder registratie. Voor organisatoren die meerdere of terugkerende evenementen organiseren is het aanbevolen om te registreren.

Wanneer je bent ingelogd kan je:

Vorige evenementenaanvragen kopiëren en enkel de periode aanpassen, dit is tijdsbesparend.
De status van het evenement opvolgen
Een overzicht van al jouw aanvragen in het verleden raadplegen.
Alle vergunningen en aanvragen via het platform downloaden zonder te moeten zoeken in je mailbox.

Klik hier om een evenement aan te vragen met account.

Klik hier om een eenmalig evenement aan te vragen zonder een account.

Druk op de knop ‘vraag hier je evenement aan’. Je wordt nu doorverwezen naar het online platform Eaglebe.
Maak een login aan om van start te gaan.
Meld je aan in Eaglebe om je aanvraag op te starten. Wat je invult wordt bewaard en kan je op eender welk moment verder aanvullen. Vergeet niet om op voorhand een duidelijk inplantingsplan op te maken. Dit plan moet je toevoegen aan jouw aanvraag.
Is je aanvraag volledig? Dien ze dan in, waarna wij je dossier in behandeling nemen. Er worden aan verschillende instanties advies gevraagd en indien we nog zaken nodig hebben, zullen we je contacteren.
Je aanvraag zal worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen om een beslissing te nemen.
De vergunning wordt je vanuit Eaglebe toegestuurd.